Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur menilai bahwa keterbukaan informasi tidak hanya terkait dengan amanat regulasi atau undang-undang. Keterbukaan informasi bagian dari kewajiban yang memang harus dipatuhi. Sebab, publik memiliki hak atas informasi.

Untuk itulah Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara TImur membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID ini dibentuk untuk menjawab kebutuhan atas hak informasi publik. PPID Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur terbentuk sejak tahun 2019. Pembentukan ini menyusul terbitnya Peraturan Bawaslu Nomor 1 tahun 2017 tentang Keterbukaan Informasi.

Adapun struktur organisasi Pejabat Informasi dan Dokumentasi di Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai berikut:

1. Pembina PPID adalah Ketua Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur
   1. Menetapkan Dan Mengevaluasi Kebijakan Dan Implementasi Pengelolaan Dan Pelayanan Informasi Publik;
   2. Memberikan persetujuan terhadap pengklasifikasian informasi publik yang dibuat oleh PPID.
   3. Memberikan persetujuan terhadap laporan layanan untuk disampaikan kepada komisi informas; dan
   4. Menindaklanjuti rekomendasi perbaikan pelayanan dan pengelolaan informasi sebagaimana tercantum dalam laporan layanan.  
2. Tim Pertimbangan PPID adalah Anggota Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur
   1. memberikan pertimbangan kepada PPID mengenai kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik; 
   2. memberikan pertimbangan kepada PPID mengenai pelaksanaan pengujian konsekuensi; 
   3. memberikan pertimbangan kepada PPID mengenai pemberian tanggapan atas keberatan pemohon informasi; 
   4. memberikan pertimbangan kepada PPID mengenai penyusunan daftar informasi publik; 
   5. memberikan pertimbangan kepada PPID mengenai penyusunan laporan layanan; dan 
   6. memberikan pertimbangan kepada PPID mengenai penanganan sengketa informasi publik. 
3. Atasan PPID adalah Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur
   1. melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap implementasi keterbukaan Informasi Publik;
   2. melakukan pengembangan kompetensi petugas layanan Informasi guna meningkatkan kualitas layanan Informasi Publik;
   3. memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi; dan
   4. menghadiri penyelesaian Sengketa Informasi Publik di Komisi Informasi.
4. PPID adalah Kepala Bagian Hukum, Humas, Data dan Informasi Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur
   1. menyusun prosedur operasional standar yang berkaitan dengan keterbukaan Informasi Publik;
   2. mengumpulkan dan menyimpan salinan seluruh Informasi Publik;
   3. menyediakan, mengumumkan, dan/atau memberikan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kecuali Informasi yang dikecualikan sesuai dengan Peraturan Badan ini;
   4. membuat dan mengumumkan Laporan Layanan sesuai dengan Peraturan Badan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi;
   5. menetapkan dan memutakhirkan DIP dan DIP Pemilu dan/atau Pemilihan;
   6. melakukan Pengujian Konsekuensi atas Informasi yang berpotensi dikecualikan;
   7. menetapkan Informasi yang dikecualikan di lingkungan Bawaslu;
   8. mengembangkan sistem Informasi pelayanan dan pengelolaan Informasi Publik;
   9. melakukan pengembangan kompetensi mengenai keterbukaan Informasi Publik;
   10. mengelola sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik; dan
   11. membuat Laporan Layanan serta menyampaikan salinannya kepada Komisi Informasi.
5. Petugas Layanan Informasi adalah Pegawai Sekretariat Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur
   1. melayani permohonan Informasi yang meliputi:
      1. mencatat permohonan Informasi dalam buku registrasi;
      2. membantu Pemohon untuk mengisi formular permohonan Informasi;
      3. menyampaikan surat permohonan Infomasi kepada pejabat bidang dokumentasi;
      4. menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pemohon atas persetujuan PPID;
   2. menyampaikan Informasi yang dimohonkan kepada Pemohon atas persetujuan PPID; dan
   3. menerima surat keberatan Pemohon untuk diteruskan kepada Atasan PPID;
   4. membuat laporan aktivitas pelayanan Informasi setiap 1 (satu) bulan kepada PPID, meliputi jumlah Pemohon, subjek/materi Informasi yang dimohon, dan kendala dalam pelayanan Informasi; dan membantu PPID membuat Laporan Layanan;

VISI MISI

Visi: Menjadi lembaga yang terbuka, informatif, transparan dan profesional.

Misi:

1. Memberikan pelayanan informasi yang prima dan memuaskan pemenuhan hak publik atas informasi
2. Mendorong keterlibatan publik atas hak informasi guna terwujudnya pengawasan partisipatif dalam pemilu dan pilkada.
3. Mempraktikan prinsip transparan dan akuntabal guna keterbukaan proses pemilu dan pilkada.

TUGAS, FUNGSI DAN WEWENANG

1. Menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan dan mengamankan informasi;
2. Memberikan layanan informasi publik yang cepat, tepat, efisien dan gratis;
3. Menyusun dan menetapkan standar operasional prosedur (SOP) informasi publik;
4. Melakukan klasifikasi terhadap informasi dan/atau pengubahannya;
5. Menetapkan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi yang dapat diakses; dan
6. Menetapkan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik.