Bawaslu Provinsi Riau menilai bahwa keterbukaan informasi tidak hanya terkait dengan amanat regulasi atau undang-undang. Keterbukaan informasi bagian dari kewajiban yang memang harus dipatuhi. Sebab, publik memiliki hak atas informasi.

Untuk itulah Bawaslu Provinsi Riau membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID ini dibentuk untuk menjawab kebutuhan atas hak informasi publik. PPID Bawaslu Provinsi Riau terbentuk sejak tahun 2017. Pembentukan ini menyusul terbitnya Peraturan Bawaslu Nomor 1 tahun 2017 tentang Keterbukaan Informasi. Keputusan itu tertuang dalam Keputusan Ketua Bawaslu Riau Nomor: 021-KEP TAHUN 2017 tentang pembentukan Tim Pelaksana PPID Bawaslu Provinsi Riau. Saat itu, jumlah pimpinan Bawaslu Provinsi Riau baru sebanyak tiga orang.

Belakangan, sesuai amanat Undang-Undang Nomor 7 tahun 2017 tentang Pemilu, jumlah keanggotaan Bawaslu Riau menjadi 5 (lima)  orang. Bawaslu Provinsi Riau juga menyesuaiakan pembentukan PPID-nya. Maka pada April 2020, Bawaslu Riau memperbaharui surat keputusan pembentukan PPID. Keputusan itu tertuang dalam Keputusan Ketua Bawaslu Riau Nomor: 025/K.RI/HK.01.01/IV/2020 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi Riau.

Sejak tahun 2020, dibentuk juga Tim Keterbukaan Informasi Publik (Tim KIP) Bawaslu Provinsi Riau, terdiri dari Ketua dan Anggota Bawaslu Provinsi Riau selaku Pembina dan Tim Pertimbangan, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Riau selaku atasan PPID, Kepala Bagian Hukum, Humas dan Datin Bawaslu Provinsi Riau selaku PPID, dan staf dari seluruh Bagian yang ada dilingkungan Bawaslu Provinsi Riau sebagai Petugas Pelayanan Informasi. Tim Keterbukaan Informasi ini pada tiap tahunnya terus dilakukan pembaharuan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan. Tugas utama Tim KIP ini adalah melakukan dokumentasi terhadap data informasi dari setiap Bagian, kemudian diolah menjadi infomasi dan diumumkan kepada publik.